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Online-Terminvergabe: optimale Geräteauslastung in Echtzeit

Zahlreiche, auch politische, Bemühungen haben in den letzten Jahren dafür gesorgt, dass sich das Terminmanagement in deutschen Praxen weiterentwickelt hat. Doch ist der Verbesserungsbedarf weiterhin groß denn zahlreiche Praxen sind immer noch ausschließlich per Telefon und nur während ihrer Sprechstundenzeiten erreichbar – in der digitalen Welt des Jahres 2020 ein nicht mehr zeitgemäßer Zustand. Die medigration GmbH schafft hier Abhilfe und bietet ihren Kunden ein webbasiertes Termin-Buchungssystem an, das als Erweiterung des Radiologischen Informationssystems (RIS) angelegt ist. „Viele auf dem Markt bereits erhältliche Terminvergabesysteme, zielen auf die breite Nutzung in Praxen der unterschiedlichsten Fachbereiche ab. „Wir haben das Add-On spezifisch für niedergelassene Radiologen entwickelt und in unsere Multiportal-Plattform integriert“, sagt Geschäftsführer Markus Steinlein.

Die Terminvergabe in der Radiologie ist eine komplexe Angelegenheit, insbesondere bei Praxisgemeinschaften mit mehreren Standorten. So vergeben Mitarbeiter einer Praxis Gerätetermine und müssen gleichzeitig darauf achten, die bildgebenden Systeme voll auszulasten. Auch hat die hohe Zahl an Anrufen in den Praxen, aber auch die schlechte Planbarkeit der Termine – weil Patienten unpünktlich sind oder gar nicht erscheinen - starke Auswirkungen auf das Praxismanagement und folglich auch auf die Wirtschaftlichkeit einer Praxis. „Unsere Software trägt dem Rechnung, weil die Terminplanung vollständig in das RIS integriert ist und damit eine optimale Geräteauslastung in Echtzeit erlaubt“, sagt Steinlein. In anderen Worten: Sämtliche im Planungstool hinterlegten Buchungsregeln können auch bei der Online-Terminvergabe angewendet werden.

Weitere Vorteile des webbasierten Terminplaners sind: „Mit dem Add-On können radiologischen Praxen einen zusätzlichen Kommunikationskanal mit Patienten und Zuweisern eröffnen. Und der Radiologe kann damit genau steuern, welche Untersuchungsarten er anbieten möchte und bekommt dann auch nur qualifizierte Termine.“

Der Workflow hinter dem Terminplaner kann entweder automatisch oder moderiert betrieben werden. Die moderierte Vorgehensweise bedeutet einen weiteren Kommunikationsschritt mit dem Patienten, bevor die Terminierung abgeschlossen wird. „Die Moderation hat den Vorteil, dass der Terminwunsch durch den Patienten kommuniziert und durch die disponierenden Mitarbeiter schnell abgearbeitet werden kann“, erläutert Steinlein. „Vor allem bei komplexen Untersuchungen führt dieser Workflow zu verlässlichen Buchungen“. Bei der automatisierten Terminvergabe sieht das disponierende Personal auf einen Blick, wenn eine Online-Terminanfrage bearbeitet wird. „Wählt der Patient einen Terminslot aus, wird dieser im Terminplaner des RIS reserviert. Schließt er die Buchung ab, wird daraus ein vollständiger Termin. Beendet er den Prozess vorzeitig, wird die Reservierung wieder freigegeben.“

Auch mobil anwendbar

Das Add-On kann auf Desktop-PCs, aber auch auf mobilen Endgeräten bedient werden. Die Terminvergabe über ein mobiles Endgerät erlaubt es dem Patienten, den Termin direkt in den Kalender einzutragen und dort zusätzliche Informationen wie die Anfahrtsbeschreibung zu speichern. „Eine Besonderheit unseres Systems ist zudem, dass der Patient den Überweisungsschein abfotografieren und in das System hochladen kann“, berichtet Steinlein. „Die notwendigen Patientendaten müssen nicht mehr eingegeben werden, was Fehler bei der Eingabe in das Buchungssystem reduziert. Gleichzeitig liegt bei dem moderierten Workflow der Überweisungsschein sofort vor, aus dem hervorgeht, welche Untersuchung der Zuweiser angefordert hat. Die Mitarbeiter der Praxis können den Patienten folglich qualifiziert kontaktieren und einen Termin disponieren.“

Datenschutz

Das Add-On der medigration GmbH arbeitet anders als die Terminvergabesysteme anderer Anbieter nicht im klassischen Sinne cloudbasiert. „An unserer Multiportal-Plattform ist ein Webserver beteiligt, der zur Bild- und Befundweitergabe dient, hier aber nur als sicherer Link zum Terminplaner in der Praxisdient “, sagt Steinlein. Die Daten, die der Patient zur Terminvergabe eingibt, werden nicht dauerhaft auf dem Webserver gespeichert, sondern nur durchgereicht. „Der Patient hat durch die Nutzung der Webapplikation keinen Zugriff auf Praxisdaten, denn das Multiportal ist als „Torwächter“ davor geschaltet. Die gesamte Datenverarbeitung und -speicherung wird ausschließlich in der Praxis abgewickelt und der Radiologe behält die Hoheit über die Daten“, bekräftigt Steinlein abschließend.

Im Profil

Markus Steinlein schloss 2000 sein Studium der Informatik an der Georg-Simon-Ohm Fachhochschule in Nürnberg ab. Zwischen 1999 und 2003 war er Geschäftsführer der WSO Informatik GmbH. Seit 2003 ist er bei der medigration GmbH tätig, zunächst als Softwareentwickler, ab 2010 dann als Leiter der Softwareentwicklung. Seit 2014 ist Steinlein Geschäftsführer im Unternehmen mit Schwerpunkt Softwareentwicklung und Qualitätsmanagement.

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